[Onderzoek] Papierloze kantoor nog toekomstmuziek

In het onderzoek, dat Viadesk eens in de twee jaar uitvoert onder bedrijven in Nederland, Duitsland en België, worden medewerkers gevraagd naar hun mening over het papierloze kantoor. Digitalisering van processen, cloud computing en zakelijke software maken het steeds makkelijker en veiliger om zonder papier je werk te doen. Documenten zijn in theorie vanaf elke locatie en op elk apparaat beschikbaar, en samenwerken kan eenvoudig online. Sommige bedrijven zijn al ‘om’ en digitaliseren volledig. Toch lijkt de adoptie van ‘papierloos’ niet in hetzelfde tempo te gaan als de technologische ontwikkelingen.

Resultaten onderzoek
Het papierloze kantoor lijkt vooral iets voor de toekomst te zijn, als het aan de medewerkers ligt. De cijfers van de Nederlander duiden ook op meer ‘papierloos-pessimisme’ ten opzichte van twee jaar geleden, waar Duitsland en België iets positiever zijn geworden.
De resultaten op een rij:

• Op de stelling ‘Een kantoor zonder papier is een zeer aantrekkelijk vooruitzicht’ antwoordt 43 procent van de Nederlanders ‘enigszins mee eens’ of ‘geheel mee eens’. In Duitsland en België is dit respectievelijk 46 en 52 procent.
• In alle drie de landen vindt ongeveer iets minder dan de helft van de respondenten een kantoor zonder papier een realistisch vooruitzicht: in Nederland is dit 42 procent, in Duitsland 43 procent en in België 50 procent.
• Naast dit gematigde enthousiasme, staat een flinke hoeveelheid aan A4’tjes die nog dagelijks wordt geprint: 16,1 pagina’s voor een Nederlander en 18,3 voor een Belg. De Duitser spant de kroon met 31,9 printjes.
• In Duitsland werken medewerkers ook het minst mobiel, met de desktop als populairste device (84 procent), waar Nederlanders en Belgen vaker op een laptop werken.
• Een overgrote meerderheid vindt printen nog steeds nodig (71 procent) en papierloos niet geschikt voor elk project (70 procent).
• De leidinggevende vindt het papierloze kantoor over het algemeen aantrekkelijker dan de andere bevraagden (53 procent ten opzichte van 43 procent), maar hij print wel een stuk meer: 29,4 printjes per dag voor de leiding tegenover 17,8 voor niet-leidinggevenden.

Angst voor de cloud
Waarom neemt papierloos werken geen vlucht, terwijl de technologie voorhanden is? Heerst er angst bij het management over de veiligheid van gegevens die elders (in de cloud) zijn opgeslagen? Uit recent onderzoek van Gemalto blijkt dat veel bedrijven mobiel werken beperken om security-redenen. Of is de werknemer bang dat digitaal opgeslagen documenten niet altijd vanaf elke locatie toegankelijk zijn? Volgens Theo Thomassen, professor Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam, zijn de technologie en communicatiegewoonten van medewerkers geen belemmeringen meer voor papierloos werken: ‘Er zijn goede documentmanagementsystemen; bijna iedereen heeft een tablet en is eraan gewend om bestanden uit te wisselen tussen pc, tablet en smartphone. Toch gaat de overgang van papier naar digitaal niet overal even snel. Organisaties die van papier af willen, richten zich soms nog te veel op het digitaliseren van papier en te weinig op het vervangen van op papier gebaseerde processen door digitale processen. Uiteindelijk zullen alle organisaties er wel aan moeten geloven: globalisering is geen keuze meer en brengt de noodzaak met zich mee om digitaal te communiceren en dus ook digitaal te werken.’

Samenwerkingsplatform
Mujibor de Graaf, directeur van Viadesk, vindt de twijfel over de haalbaarheid of wenselijkheid van papierloos ongegrond: ‘De mogelijkheden zijn er. Met de bestaande software kan vrijwel elk bedrijfsproces digitaal worden afgehandeld, inclusief het samenwerken en communiceren met collega’s. Zonder in te boeten aan gebruiksgemak. Denk aan intranet-oplossingen, documentendeel-tools en samenwerkplatforms zoals Viadesk. Ook op het gebied van veiligheid van gegevens is angst onnodig, zelfs als de data in de cloud is opgeslagen. Moderne SaaS-oplossingen zijn uiterst veilig. Ik denk dat er meer awareness nodig is bij zowel werknemer als werkgever over de voordelen van papierloos werken, waarbij ook de vooroordelen over de nadelen worden weggenomen.´