De contentkalender 2.0

Handig dus om dit te structureren en voor iedereen werkbaar te maken. Ook iets voor jouw organisatie? In deze blog geef ik enkele tips voor het opzetten van zo een kalender én persoonlijke learnings uit de praktijk.

Stappenplan naar een succesvolle kalender

Een contentkalender maken is geen hogere wiskunde. Wel is het essentieel om dit proces goed aan te pakken en rekening te houden met zowel best practices als de behoeften van je organisatie. Aangezien er al veel is geschreven over het opzetten van een contentkalender houd ik het kort met de vier onderstaande stappen.

Stap 1: brainstorm voor de basis

Organiseer een brainstorm met de mensen die het meeste bij het creatie- en publicatieproces zijn betrokken. Bepaal aan welke voorwaarden de kalender moet voldoen en welke elementen er écht in moeten staan. Meestal zijn dit elementen zoals topic, auteur, deadline- en publicatiedatum, status, kanaal, format, doelgroep en liefst fase in het koopproces. Is je organisatie internationaal actief en wil je grensoverschrijdend werken? Voeg dan ook elementen zoals taal, land en de vraag of iets vertaald moet worden toe.

Stap 2: tool kiezen & uitwerking

Kies vervolgens een werkbaar en passend platform om de kalender op te zetten. Excel en spreadsheets (online, dus handig) zijn simpele platformen om de kalender vorm te geven. Je kunt echter ook kiezen voor tools zoals Trello of Hubspot. Kies in ieder geval de tool die bij je organisatie en workflow past. Bespreek de uitwerking van de kalender in een tweede sessie

Stap 3: contentkalender vullen

Maak een goede analyse van de soort content uitingen die je inzet en evalueer wat voor content het goed doet. Wellicht heb je sterke evergreen content die geschikt is om te actualiseren en hergebruiken. Ook data zoals veel gestelde vragen bij de klantenservice of zoekwoordonderzoeken van je seo-collega zijn hier bruikbare input. Bespreek deze zaken in de tweede sessie waarbij je de kalender gaat invullen.

Creëer bij het invullen een balans tussen de verschillende soorten content, ook qua aard. Wissel commerciële en inspirerende of informatieve uitingen met elkaar af. Houd hierbij ook rekening met de koopfase van je klant. Handige modellen om bij deze verdeling te gebruiken zijn bijvoorbeeld het Hero - Hub - Hygiëne model, See Think Do Care model of het klassieke AIDA.

Tip: gebruik tags en UTM codes voor je content. Dit maakt het volgbaar en meetbaar. Niet alleen handig voor Analytics, maar ook als bijvoorbeeld meerdere afdelingen, vestigingen of partners de content kunnen inzetten

Stap 4: evalueren

Evalueer na een paar weken hoe de contentkalender in de praktijk werkt. Tegen welke zaken loop je aan en mis je eventueel nog iets? Pas deze learnings vervolgens toe op weg naar een nog beter werkbare contentkalender.

8 learnings uit de praktijk

In de praktijk blijkt de creatie, implementatie en naleving toch niet altijd even gemakkelijk. Onderstaand de zaken die ik als content consultant tegenkom en je graag als learning meegeef:

• Ga je het concept bij een andere organisatie of afdeling implementeren? Zorg dan voor een gezamenlijke kick off waarbij iedereen de ruimte krijgt om input te geven en de wensen in kaart te brengen. Dit vermindert het gevoel dat je weer zo iemand bent die ‘even komt vertellen hoe het moet’
• Maak duidelijke afspraken. Spreek hierbij onder andere af wie voor wat verantwoordelijk is en leg deadlines vast
• Houd de kalender overzichtelijk. De kunst van een succesvolle contentkalender is dat deze werkbaar is. Voorkom dus dat de kalender een bakbeest met twintig tabbladen en dertig kolommen per blad wordt. Vang de essentie en schaal tijdig op naar een professionelere tool
• Werk zoveel mogelijk met vastgelegde input. Denk bijvoorbeeld aan kolommen zoals Type content, doel of doelgroep. Hierbij heb je elke keer dezelfde keuzemogelijkheden. Leg deze vast door dropdown menu’s met vaste opties te gebruiken (in Excel of spreadsheets). Zo voorkom je een wildgroei aan antwoorden
• Automatiseer zaken zoveel mogelijk. Denk bijvoorbeeld weer aan de dropdowns waarbij je door één extra mogelijkheid toe te voegen in de brondata meteen overal deze nieuwe mogelijkheid bereikbaar maakt. Scheelt een hoop werk
• Zorg dat de kalender dynamisch is. Je wilt structuur aanbrengen, maar de boel niet in beton gieten. Voeg dus nieuwe kolommen toe als dat nodig is en creëer vooral ruimte voor nieuwe content items zoals bijvoorbeeld inhakers of persberichten
• Creëer een centrale plek om content op te slaan waar betrokkenen bij kunnen. Ik zet bijvoorbeeld regelmatig Google Drive in als online verzamelplek waar zowel ik als de klant toegang toe hebben
• Spreek je waardering uit voor het geleverde werk van het team en accepteer dat er in het begin fouten gemaakt worden. Een nieuwe werkwijze is wennen en heeft meestal opstartproblemen. Evalueer daarom na de eerste paar weken en neem de learnings mee

Zelf aan de slag

Tot zover de tips en persoonlijke learnings die ik in de praktijk tegen kom. Zoals eerder gezegd helpt een goede contentkalender zowel je content inzet als workflow een flinke stap vooruit. Zeker de moeite waard dus als jij je content(marketing) serieus neemt.