[column] Digital Cleanup Day: 4 voordelen van een digitale schoonmaak

In een tijd waarin digitale technologieën de basis vormen van bijna elke bedrijfsactiviteit, is het essentieel om te zorgen voor een goede digitale hygiëne. Het is niet alleen nodig om de efficiëntie van je bedrijf te verhogen, maar ook om kwetsbaarheden voor cybercriminaliteit te verminderen en je CO2-uitstoot te verminderen. Vier belangrijke redenen waarom jouw datasysteem een digitale schoonmaak nodig heeft en hoe je dit het beste kunt aanpakken.

1. Kostenbesparing 

Een goede data-hygiëne kan jouw bedrijf veel geld besparen. Dataopslag kost geld. Hoe meer data je opslaat, hoe meer dataruimte je nodig hebt; of je nu werkt met een harde schijf of met de Cloud. Ook kan een goede data-hygiëne helpen met het verlagen van bedrijfskosten die gepaard gaan met het opsporen en corrigeren van fouten in gegevens. Als gegevens niet schoon en georganiseerd zijn, kan je veel tijd en middelen besteden aan het handmatig zoeken en corrigeren van fouten, wat kan leiden tot hogere bedrijfskosten.

2. Verhogen van bedrijfsefficiëntie

Data-hygiëne is ook belangrijk voor bedrijfsefficiëntie omdat het de kwaliteit en betrouwbaarheid van de gegevens waarop beslissingen worden genomen verbetert. Met vervuilde of ongeordende data kunnen bedrijven onjuiste conclusies trekken of verkeerde beslissingen nemen. Als gegevens niet up-to-date zijn, kan het zijn dat de organisatie geen actueel beeld heeft van de huidige situatie, wat kan leiden tot verkeerde beslissingen waardoor werkprocessen in de knoop raken. Door de zorgen voor schone, georganiseerde en nauwkeurige gegevens kun je betere bedrijfsbeslissingen nemen en efficiënter opereren.

3. Verminderde CO2-uitstoot

Door te zorgen voor schone en georganiseerde gegevens, kunnen bedrijven verspilling verminderen. Er worden minder materialen verspild bij het productieproces, wat kan leiden tot een verminderde CO2-uitstoot. Ook kost de opslag van overbodige data energie. Een belangrijke veroorzaker van alle overtollige databestanden is email. Als je een groepsmail met tekstbestand stuurt naar 50 collega’s, dan wordt het bestand 50 keer opgeslagen. Stuur de volgende keer een link naar de server met het document. Het scheelt server-ruimte en iedere ontvanger heeft toegang tot hetzelfde werkdocument.

4. Minder kwetsbaar voor cybercriminaliteit

Cybersecurity is misschien wel de belangrijkste reden om regelmatig een digitale bezem door je datasystemen te halen. Maar liefst één op de vijf ondernemers wordt slachtoffer van cybercriminelen die het hebben voorzien op je digitale rommelkast aan data. Het voorspellen van cyberdreigingen is uitdagend, maar niet onmogelijk met een goede digitale hygiëne. Een datasysteem wat goed onderhouden is, is minder kwetsbaar voor cybercriminelen. Een stap die je kunt nemen is door een overzicht te creëren van alle programma's en data van je bedrijf. Vanuit het overzicht kun je een lijst maken met mogelijke kwetsbare plekken en de nodige stappen nemen om deze plekken verder te beveiligen.

Aart Vos
Enterprise-Architect bij Vodafone

P.S. Meer zakelijke inspiratie is te vinden op de V-Hub

beeld: Rodion Kutsaiev / Unsplash