[column] Veranderen moet veranderen

Het kan niet zo zijn dat je een jaar de tijd neemt om een verandering door te voeren, om er vervolgens achter te komen dat je alweer achterloopt. Toch blijft deze cyclus zich herhalen. Dit vraagt om een moderne manier van veranderen, passend bij de organisaties van vandaag. Maar hoe bereik je effectieve organisatieverandering in een wereld die van dag tot dag anders is?

Onze hersenen willen graag denken dat we alles onder controle hebben. En door te denken dat verandering slechts lineair van een begin- naar een eindpunt verloopt, nemen we eigenlijk onze hersenen in de maling. Want we lopen vast in het midden, waar onzekerheid en chaos de overhand hebben.

We vergeten de personen die beïnvloed worden door de verandering te betrekken bij het proces, waardoor er weerstand ontstaat. Een natuurlijke reactie, die makkelijk voorkomen kan worden door innovatieve werkwijzen te gebruiken die het succes van veranderprogramma's drastisch kunnen verbeteren. Het Lean Change Model van Jason Little (2014) is er daar één van.

People first

De Lean Change Cycle bestaat uit drie fasen met een kleine subfase. Insights geven inzicht in de situatie waarin je je momenteel bevindt. We ontwikkelen Insights door nieuwsgierig te zijn, vragen te stellen en de mensen te helpen die de verandering willen. Door vragen te stellen, kunnen we ontdekken wat het echte probleem is en nieuwe Insights ontdekken.

In Options evalueer je de kosten, waarde en impact van elke verandermogelijkheid. Wat is de oorzaak van het probleem waarmee ze te maken hebben? Graaf dieper, ontdek wat er aan de hand is en wat mogelijke oplossingen zijn. Dit geeft je een hypothese om de verwachte voordelen te testen.

Nu is het tijd om de verandering te introduceren en kijken of het succesvol is. En weet je nog hoe we het hadden over het wegnemen van weerstand? Dat komt in de experimenteerfase uitgebreid aan bod. Werk samen met je change agents om een aantal experimenten voor te bereiden (Prepare) en te testen. Voer gewoon een experiment uit en kijk wat er gebeurt. In de introductiefase (Introduce) ga je werken met mensen die door de verandering zijn getroffen.
Zodra een verandering deze stap bereikt, maakt het deel uit van het proces. In de Review fase bekijk je de uitkomsten van het experiment, inclusief de feedback van alle teams. Haal de insights voor de volgende cyclus uit deze teamleden en verander op basis van hun bevindingen - niet op basis van wat jouw initiële plan zegt.

Uit het trendrapport van Ford (2019) over hoe verschuivingen in gedrag de wereld veranderen, blijkt dat 71% van de wereldbevolking energie krijgt van verandering. Waarom is het voor organisaties dan zo moeilijk om te veranderen? Omdat organisaties vast zitten in oude, gestructureerde veranderprocessen die niet meer werken voor de organisatie en de transformerende maatschappij van vandaag. Ze kunnen het simpelweg niet bijbenen.

Maar hoe zorgen we voor succesvolle verandering? Human resources, agile, change management en organizational development zeggen allemaal het antwoord te hebben. De Lean Change Management Cycle combineert de beste kenmerken om verandering te kunnen faciliteren die past bij de organisaties van vandaag.

Door het Lean Change Model te gebruiken en kleine experimenten uit te voeren, kun je transformaties in je bedrijf of team vele malen sneller klaarspelen. Maar zonder een sterke afstemming tussen leidinggevenden, management en personeel gaat de verandering nooit werken. En die afstemming creëren kost bereidheid en moeite; zeker in grotere organisaties. Leidinggevenden en managers moeten optreden als change agents, een zichtbare rol spelen in de verandering en het goede voorbeeld geven, zodat de rest van de organisatie volgt.

De beste manier om dit aan te pakken? Door een Strategic Change Canvas op te stellen en te visualiseren op de muur door middel van post-its. Stel jezelf en je team de volgende vragen om je canvas te creëren. Hiermee laat je zien dat feedback gehoord wordt, en dingen niet zomaar geïmplementeerd worden ‘omdat de baas het wil.’

 

Communicatie is een cruciaal, misschien wel het allerbelangrijkste, aspect van verandering. Vertel op alle mogelijke kanalen dat de organisatie gaat veranderen, hoe ze gaat veranderen en waarom ze gaat veranderen. Kun je gelijk gebruiken om change agents te rekruteren. ;-)

Verandering mislukt alleen als de mensen die het beheren blindelings een gestructureerd proces volgen dat niet meer werkt voor de organisatie. Daarom is het belangrijk om je eigen verandermanagementproces op te stellen met behulp van de Lean Change Cyclus.

Zelf starten doe je zo:

• Maak een veranderprogramma-kamer: maak je plan - maar ook de feedback - zichtbaar (met het Strategic Change Canvas en de Experimenten);
• Organiseer (daily of weekly) Standups voor het veranderteam;
• Herzie het Strategic Change Canvas in hiervoor georganiseerde meetings.

En nu? Gas erop!

Dit blog is van de hand van Luc van Gemert, chief creative bij Hatch.
www.wearehatch.nl