[column] Zakelijke groei: zorg voor integrale aanpak

Integraal betekent voltallig, geheel, iets dat alles omvat. Een woord dat veel in de politiek wordt gebruikt om te beschrijven dat een probleem integraal wordt aangepakt. Als immers alle honken zijn afgedekt is succes verzekerd. Maar dat is moeilijker dan verwacht.

De term integraal komt ook geregeld voorbij om te benadrukken dat alle afdelingen en stakeholders binnen een organisatie betrokken moeten zijn om een bedrijf of project te laten slagen. Silo’s doorbreken, zogezegd.

Bedrijven vallen ten prooi aan hun eigen succes omdat ze de groei niet aan kunnen. Producenten gaan failliet of langere tijd dicht zoals tijdens de Corona periode waardoor bedrijven omvallen. Niet te vergeten dat het kennisniveau en de motivatie van het personeel op peil moeten blijven om in een datagedreven tijdperk bij te blijven. 

Het is makkelijk om achteraf te bepalen waar het is misgegaan als een bedrijf omvalt. En ook vooraf kennen we alle ingrediënten om een goed bedrijfsplan uit te schrijven. We doen een DESTEP analyse, een marktanalyse en concurrentieanalyse, maken een SWOT analyse, vullen het business model canvas in, bepalen de Purpose en strategie en last but not least stellen we het financieel plan op. Alle kaarten liggen op tafel en heeft een plek gekregen dus we kunnen beginnen. 

Maar wat gaat er schuiven zodra de bouwblokken in beweging zijn of omvallen? Hoe identificeer je de oorzaken en impact? En hoe stabiliseer je de balans in het ecosysteem dat zo zorgvuldig is neergezet? Juist omdat er zoveel details en bewegende delen zijn, moeten we snel weten aan welke knoppen we kunnen draaien om de juiste keuzes te maken.

Gezamenlijk doel
Om koers te kunnen houden moet je niet alleen weten waar je naartoe gaat maar ook hoe je wilt reizen. De identiteit en de waarden die een bedrijf nastreeft (Purpose) bepalen het gezamenlijk doel en daarmee de keuzes die je onderweg kan maken. Is het alleen winst? Of ook een maatschappelijk belang dat wordt nagestreefd?  Teveel focus op eigen belang of groepsbelang kan het evenwicht verstoren. Daarom is het fijn om niet alleen een helder doel te hebben, maar ook een heldere reis, zodat belangenverstrengeling wordt voorkomen omdat het speelveld open en gedragen wordt door de spelers in het veld. Denk bijvoorbeeld aan een verschuiving in het inkoperslandschap van Tony Chocolony. Er bestaat geen twijfel dat als een leverancier wegvalt, geen nieuwe wordt gekozen op basis van alleen prijs. 

Community
De mensen worden gezien als de motor van iedere organisatie, maar niet altijd zo behandeld. Ik stelde eerder al dat cultuur een onmisbaar onderdeel is om datagedreven te kunnen werken. De trend van agile werken onderstreept dit.  Het is een manier van samenwerken die wordt gekaderd zodat duidelijk is wie wat doet. 

Stel je jezelf weleens de vraag waarom je iets doet? Waarom je ergens werkt? Ren je harder als je bijna klaar bent met een taak? Werk je prettiger samen als je weet wat je aan elkaar hebt? Stoor je je eraan als regels ter discussie worden gesteld terwijl je al gestart bent of is het prettiger om vooraf de regels, normen en waarden te kennen? 

Agile deelnemers worden in hun kracht gezet en het proces herhaaldelijk geëvalueerd en bijgesteld indien nodig om het proces en de community te versterken. Het is niet erg om fouten te maken en er worden spellen gebruikt om het werk leuk en plezierig te maken. 

Mensen werken al veel langer voor meer dan alleen geld. Zo blijkt ook uit het jaarlijks human capital onderzoek. En om te zorgen dat de motor van je bedrijf als een zonnetje draait is het noodzakelijk om te luisteren en te anticiperen op de ontwikkelingen die zich hierin voordoen.

De identiteit van een organisatie wordt gevormd door de mensen en regels die men hanteert. In een gezonde bedrijfscultuur is men bereid elkaar te helpen, gelooft men in het doel van het bedrijf en werkt men met passie volgens de regels waaraan men zich heeft gecommitteerd. De mogelijkheden worden geboden om het werk te doen en er is ruimte voor feedback, flexibiliteit en plezier. Wat leidt tot gelukkige medewerkers, gelukkige klanten en een betere reputatie.

Waarheid
Om succesvol te zijn heb je een totaaloverzicht nodig van de werkelijkheid. Een spiegel zoals de sterkste concurrent, meest kritische klant, zuurste medewerker of grootste investeerder je die kan voorhouden. Het is veilig, makkelijk en snel om afdelingsplannen te maken in plaats van geïntegreerde bedrijfsdoelstellingen of om de werkelijkheid te verdoezelen achter een quick win. Maar dit gaat ten koste van het gezamenlijke doel. Het geheel moet groter zijn dan de som der delen. Dat gaat niet als de delen niet op elkaar zijn afgestemd. 

Hoe bepaal je de dimensies die bepalen dat het goed gaat en waar minder goed gaat? En waar de risico’s liggen voor je bedrijf? Er zijn meer zaken belangrijk om in de gaten te houden dan alleen de financiële gezondheid van een bedrijf. Een klantwaardeberekening kan je ondersteuning bieden bij de dimensies die van toepassing zijn. Om snel te zien waar je uit balans raakt, is het makkelijk om eerst op topniveau te zien of alles in orde is en vervolgens te kijken naar de onderliggende oorzaken. 

Het opbouwen van een Strategy map kan helpen om te bepalen welke delen het gezamenlijk doel ondersteunen. Met Customer journey mapping kan je inzichtelijk maken welke stappen het proces kent en welke afdelingen en stakeholders betrokken zijn bij een interactie of aankoop. En door dashboards op te zetten volgens een Value Based Design principe kan je snel meten hoe de belangrijkste KPI’s (Key Value indicators) presteren en welke Sub-KPI’s (drivers) hiervoor verantwoordelijk zijn. 

Het is makkelijk om zelf een analyse te doen hoe de vlag erbij hangt, maar objectiviteit is hierin cruciaal. Het is daarom wenselijk om onafhankelijk feedback te verzamelen van zowel personeel, markt als klanten en deze structureel te koppelen aan dashboards, strategy maps of customer journeys, om snel te zien waar verbetering noodzakelijk is.

In een volgend artikel: “De spiegel voor ondernemers; Rapporteren met Purpose”, sta ik hier uitgebreider bij stil.

Vrijheid
Als organisatie heb je de vrijheid nodig om te ondernemen. Vrijheid in de vorm van financiële gezondheid (kapitaal), maar ook tijd. Hoe zorg je ervoor dat je genoeg tijd hebt om producten of diensten met voldoende voorbereiding op het juiste moment kan lanceren? En vrijheid om datgene uit te voeren waar je goed in bent. Hoe sterk is de operatie waarmee je levert? Hoe flexibel ben je om de vrijheid te pakken om op te schalen of terug te schakelen als het nodig is. En welke kennis, kunde en ervaring heb je verworven waardoor je beter bent dan de rest? 

Met het verwerven van de kennis over de kracht van jezelf worden ook de afhankelijkheden en risico’s inzichtelijk, die je kan gebruiken voor de spiegel om de waarheid onder ogen te zien. 

Een veel voorkomende valkuil voor bedrijven die datagedreven willen werken maar waar het niet van de grond komt is dat de waardeketen niet goed is ingericht (zie hieronder). Het komt vaak voor dat inzichten gewenst zijn of men op zoek gaat naar geautomatiseerde processen zonder dat gekeken wordt welke combinatie van gegevens nodig zijn (stap 3 en 4), wie de data moet invoeren (stap 2) en of de systemen al dan niet in of extern de capaciteit hebben om te kunnen leveren. Dergelijke waardeketens en cross-departmentale afstemmingen moeten goed geregeld zijn om slagvaardig te kunnen zijn. 

Zijn alle afdelingen en mensen goed op elkaar afgestemd, ken je de kracht en potentiële risico’s in je proces, systemen en in de markt, dan kan je de keuzes maken om de balans in het ecosysteem van je organisatie te versterken en je purpose dichterbij te brengen.

Verantwoordelijkheid
Geen keuze maken is ook een keuze. Als je geconfronteerd wordt met de werkelijkheid van het ecosysteem waarin je organisatie opereert kan je ervoor kiezen om actie te ondernemen. Om het ecosysteem te versterken en groei te creëren kan je anticiperen op het versterken van interne kracht, kennis en kunde (vrijheid), investeren in mensen, afspraken of werkwijzen om de community te versterken of silo’s doorbreken om een beter beeld te krijgen van het ecosysteem van je organisatie (waarheid). Daarnaast heeft iedere organisatie verplichtingen. Wet- en regelgevingen vragen handelingen om bijvoorbeeld te voldoen aan Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en er zijn morele verplichtingen zoals klimaatverantwoordelijkheid waarop een bedrijf kan acteren.

Als je teveel acties tegelijk uitvoert is de focus weg. En met te veel aandacht voor één van de vijf pilaren raak je uit balans. Het streven is om zo snel mogelijk de balans te herstellen door de as die het meest uit balans is, te herstellen. 

Hieronder tref je schematisch een organisatie die veel focus op kernactiviteiten legt, maar waarbij de negatieve organisatiecultuur wordt genegeerd. Eronder geeft de balans weer zoals deze het meest gewenst is.

Met te veel of te vage prioriteiten is er geen focus mogelijk. Om verschil te maken moeten doelen concreet, simpel en tijdgebonden zijn. Laat zien hoe de keuzes bijdragen aan de purpose van de organisatie en vertaal ze naar de verschillende rollen zodat teams weten wat ze moeten doen. Communiceer ze breed in de organisatie en herhaal ze, zodat iedereen weet waar de primaire focus ligt voor het gezamenlijk doel.

Verbonden groei
Er zijn verschillende redenen waarom veel organisaties in de eerste vijf jaar na oprichting onderuit gaan. Volgens de cijfers van CBS gaat een groot deel onderuit door mismanagement. De achterliggende redenen zijn vaak niet bekend, maar het toont aan dat het moeilijk is om alle bewegende delen van een organisatie in de gaten te houden. Een te sterke interne focus op de operatie leidt tot een disbalans en een te sterke focus op de visie zonder dat het bedrijf hierop is afgestemd ook, wat tot zwakke prestaties leidt. Hoe kan je snel achterhalen of het ecosysteem van je bedrijf gezond is? 

Er zijn een vijftal factoren genoemd die onderling samenhang vertonen en snel inzicht geven in de balans van een organisatie. Ze worden vaak onafhankelijk van elkaar opgesteld, maar vormen samen het fundament van het ecosysteem van je bedrijf. Een analyse en indruk over deze assen laat snel zien waar je kan verbeteren en waar de risico’s zitten die je kan afbouwen.
Een te sterke focus op één van deze vijf brengt disbalans. En een gezonde aandacht voor alle vijf biedt ruimte voor een gezonde organisatie en verbonden groei. Beantwoord onderstaande vragen voor je eigen onderneming. En kom zo een stap dichter bij het realiseren van zakelijke groei.

1. Is de richting helder? Wat is het gezamenlijk doel waar het bedrijf voor staat?
2. Is de community bereid voor de purpose van het bedrijf te vechten? Is het een gezonde, committed cultuur? Volgens welke regels willen de deelnemers spelen? Wat is de (intrinsieke) beloning die onderling wordt afgesproken? En voelt iedereen zich hier prettig bij?
3. Heb je de kracht en middelen om vrij te ondernemen? Zijn de resources beschikbaar? Kan er goed geleverd worden? Is de kennis en kunde op orde?
4. Heb je als organisatie in de gaten wat er gebeurt? Zowel intern als extern? Is onafhankelijk getoetst hoe je er voor staat? En ken je de sterktes en zwaktes in het speelveld?
5. Zijn de acties uitgezet waaraan moet worden gewerkt? Zijn de doelen SMART en beperkt? Is er genoeg focus op de juiste verbeterpunten van het bedrijf?