‘Moet je je systeem aanpassen aan je proces of je proces aan je systeem?’

Maar zelfs Redkiwi kan soms wat hulp gebruiken. Waar het bureau in eerste instantie gebruik maakte van zelf ontwikkelde bedrijfssoftware, draait Redkiwi nu al jaren op de software van Gripp. Tot volle tevredenheid volgens Jasper Verbunt, CEO en founder van de Rotterdamse rode kiwi’s.

Hoewel het niet expliciet op hun website staat, straalt Redkiwi de Rotterdamse mentaliteit ‘niet lullen, maar poetsen’ uit. Die mentaliteit leidde ertoe dat het bureau in eerste instantie hun eigen bedrijfssoftware ontwikkelde: een eigen proposal systeem, eigen offerte systeem, eigen urenrapportage enzovoort. Verbunt legt uit: ‘Op een gegeven moment dachten we: dit is voor de toekomst niet handig, we kunnen beter naar een systeem toegaan dat dat voor ons doet in plaats van alles zelf blijven ontwikkelen. Eigenlijk zijn we een urenfabriek, wat wij leveren zijn uren. En de administratie daarvan moet zo soepel mogelijk verlopen.’

Nieuwe start

Toen het bedrijf in 2013 besloot een alles-in-één pakket voor hun bedrijfssoftware aan te schaffen, werd er uitgebreid onderzoek gedaan naar alles wat er op dat moment beschikbaar was. Daar kwam een pakket uit, maar merkwaardig genoeg was dat niet van Gripp. Verbunt: ‘Bij de implementatie liep ik tegen allerlei beloftes aan die niet waargemaakt werden. Toen zijn we opnieuw naar Gripp gaan kijken en hebben we alsnog daarvoor gekozen.’

Anders, maar goed

‘Zo’n overgang is nooit simpel’, vervolgt Verbunt. ‘Het is gewoon veel werk. En sommige dingen zijn gewoon anders. Je kunt dan twee dingen doen: of je kunt proberen alles in je eigen systeem te doen, of je kunt denken: Ok, dit systeem doet het zo en dat werkt eigenlijk ook goed. Implementatie is voor mij ook: het systeem werkt op een bepaalde manier; kan ik mijn proces hierop aanpassen? Moet het systeem altijd aangepast worden aan mijn werkwijze, of kan ik kleine veranderingen doorvoeren die de klantrelatie en ervaring niet schaden, maar het werk wel makkelijker maken?

Na elf jaar werken met Gripp weet Verbunt wel wat hij het meest prettig aan het pakket vindt. ‘Wat ik heel fijn aan Gripp vind is: één pakket voor alles. Zoals elk pakket heeft het plussen en minnen, maar in grote lijnen heeft het alles wat we nodig hebben. Wat heel fijn is, is dat het een boekhoudmodule heeft, en het is één van de weinige pakketten die dat heeft. Dat betekent dat ik een factuur niet hoef door te sturen naar een ander pakket, waar ik weer van alles moet aanmaken en licenties moet hebben en zo. Dus: alles in één en goed te koppelen aan andere software. Ik vind de UX, de interface heel prettig. Daarnaast is het het meest complete pakket voor agencies.’

‘Gripp heeft zeker bijgedragen aan onze groei de afgelopen elf jaar omdat we anders onze software zelf waren blijven ontwikkelen en dat had veel meer geld en tijd gekost dan het uiteindelijk in gebruik nemen van het pakket. Gripp is de basis van de operationele kant van Redkiwi, en de groei zit in eerste instantie aan onze sales- en marketingkant. Maar het is heel fijn dat je operationeel weet: dit pakket biedt alles wat we nodig hebben. Ook als mensen fouten maken, bijvoorbeeld vergeten een project te factureren, krijgen we een melding als we dat project willen afsluiten. Dan gaat die factuur er alsnog uit. Al die informatie zit in het systeem.’

Groter en beter

In die elf jaar is er ook het nodige veranderd binnen het Gripp-pakket. ‘Toen we begonnen had je dat boekhoudpakket bijvoorbeeld nog niet. De rapportages zijn uitgebreid, koppelingen met de agenda zijn uitgebreid, dat was destijds beperkt. Zo’n pakket ontwikkelt zich natuurlijk altijd door. Wat ook lekker is: niet veel storingen, dat vind ik ook heel belangrijk. Je moet er wel op kunnen bouwen, als het plat ligt kunnen we helemaal niks. Ik moet er niet aan denken als het morgen platligt… Het is wel het cruciale systeem.’

Snel opgelost

‘Zeker in de beginperiode heb ik veel teruggekoppeld naar Gripp’ gaat Verbunt verder. ‘Zij doen ook sessies, dan laten ze bijvoorbeeld de grafische branche langskomen of ze organiseren ronde-tafel gesprekken. Wat ik ook heel positief vind is de support. Er zit ook bij hen heus wel eens een bugje of iets raars in, maar dat is altijd zo snel mogelijk opgelost.’

‘Heel soms, als veel mensen tegelijk gebruik maken van Gripp, wordt het wat traag. We gebruiken Gripp al 13 jaar, dus we hebben ook al 13 jaar aan data. Dat beginnen we te merken, dat we voorop lopen in de hoeveelheid data. En daar ook de vruchten van plukken. We hopen de komende jaren gewoon door te groeien en Gripp groeit daarin met ons mee.’

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Gripp
Tekst: BBP Media | Beeld: Michelle Muus