[column] Interne communicatie: standaard agendapunt MT

Zelfs middenin een pandemie zijn bedrijven nog steeds geneigd te denken dat een oude HTML-pagina met wat droge nieuwsberichten volstaat als platform voor interne communicatie.

Dat moet veranderen. Gelukkig heeft het coronavirus ook veel bedrijven wakker geschud: er moet financiële ruimte komen voor de ontwikkeling van interne communicatie én het moet als onderwerp op de agenda van het managementteam.

In kleine bedrijven is het vaak de management assistent of receptionist die de interne communicatie runt.

Denk aan het verspreiden van een nieuwsbrief via e-mail, of het plaatsen van facilitaire mededelingen op een vrij eenvoudige webpagina. In andere bedrijven is het intranet zelfs een platform dat open is voor een grotere groep mensen, zodat HR-medewerkers er personeelsmededelingen op kwijt kunnen, terwijl de assistant van de directeur er maandelijks een column op plaatst van de CEO. In kleine bedrijven kan dit, maar wanneer een bedrijf groeit, is interne communicatie veelomvattend en heeft meer focus nodig.

Interne communicatie

Meer focus betekent niet alleen een dedicated persoon die de interne communicatie op zich neemt. Iemand die in de organisatie op zoek gaat naar verhalen en die checkt of de informatie op de pagina nog wel up-to-date is. Meer focus zit ook in de gebruikte middelen. Interne communicatie is veel meer dan alleen een intranet, het is alle communicatie van een bedrijf naar zijn medewerkers. Dat kan een kaartje in de bus zijn als hart onder de riem tijdens het thuiswerken, maar ook een mededeling die via WhatsApp wordt verstuurd.

Interne communicatie is een vak apart en dat heeft de pandemie duidelijk gemaakt.

Steeds als er weer een persconferentie is, dan moeten medewerkers op de hoogte worden gesteld wat de aangekondigde maatregelen voor hun werk betekenen. Waar managers echter vaak wel naar de directie stappen wanneer er bijvoorbeeld budget moet worden vrijgemaakt (al dan niet voor interne communicatie) of iemand moet worden aangenomen, is de verdere informatie van bedrijf naar medewerker vaak helemaal niet een punt van discussie in een managementteam.

Terwijl het managementteam vaak spreekt over de miljoenen die worden gespendeerd aan externe communicatie, wordt interne communicatie zelden meegenomen als standaard agendapunt in de board.

Juist nu is het cruciaal om mensen te blijven informeren over de koers en de veranderingen binnen de organisatie. Tegelijkertijd is interne communicatie een belangrijk middel om medewerkers verbonden te houden met je bedrijf. Iedereen zit alleen thuis en spreekt misschien wel met directe collega’s, maar het blijven overbrengen van je missie en je waarden als bedrijf blijft net zo belangrijk als iemand niet op kantoor is.

Doelgroep, doelgroep, doelgroep

Een intranetbericht kan informatief zijn, maar ook de plank compleet misslaan. Een bericht over een informatiebijeenkomst voor mensen die binnen tien jaar met pensioen gaan, is niet besteed aan jonge mensen die pas net komen kijken. Tegelijkertijd hoeven medewerkers op het hoofdkantoor niet te weten hoe medewerkers in de winkels een kuchscherm moeten ophangen. Hier gaat het nog vaak mis in de interne communicatie. De berichtgeving is er wel, maar wordt niet toegespitst op de juiste doelgroep. Dit zorgt ervoor dat interne communicatie een wat impopulair imago heeft, wat soms wordt verward met of het al dan niet belangrijk is.

Het managementteam zou hierin het goede voorbeeld moeten geven en dat kan het doen door interne communicatie op de agenda te zetten. Niet alleen op de agenda van de boardmeeting, maar ook op de agenda van de medewerkers. Interne communicatie verdient een eigen budget en een eigen strategie. Het werkt uiteindelijk namelijk net als externe communicatie: er is een boodschap die via het juiste middel op het juiste moment aan de juiste doelgroep moet worden verstrekt. Veel managementteams willen meer datagedreven werken, iets wat prima kan in interne communicatie. Je kunt hierin ook prima meten of een bericht goed wordt gelezen en afhankelijk van het platform dat je gebruikt kun je zelfs meten hoe een bericht door de medewerkers wordt beoordeeld.

Investeren

Investeren in interne communicatie betekent investeren in medewerkers. Zeker nu veel bedrijven het moeilijk hebben, is er vaak weinig geld beschikbaar voor bijvoorbeeld de opleiding van medewerkers. Door goed te investeren in interne communicatie, stakeholders te vinden binnen de organisatie en een platform te bouwen waar de medewerker niet alleen informatie kan vinden, maar ook kan delen, neemt de betrokkenheid enorm toe.