Hoe omzeil je de valkuilen van agile samenwerken?

De doelen van marcom-afdelingen kunnen sterk van elkaar verschillen. Er kan ad hoc iets moeten worden opgelost, een crisismoment bijvoorbeeld. Of misschien moet er iets worden voorbereid dat later structureel moet worden onderhouden, zoals het ontwerp van een intranet. Voor de bouwfase zijn andere specialisten nodig dan voor het onderhoud. En natuurlijk zijn er doelen die ‘eeuwig’ duren en is de inzet van een vast team specialisten vereist.

Een veelheid aan doelen vraagt om grote flexibiliteit én om een scherpzinnige kijk op zaken. Agile heet dat in de volksmond. Agile staat voor een werkmethode die is gebaseerd op snelheid, kleinschaligheid, verregaande, gedelegeerde verantwoordelijkheden en het voorkomen van verspilling. Steeds meer bedrijven bedienen zich ervan. Ook marcom-afdelingen. Agile geeft dynamiek en zorgt voor resultaat. In sprints vlieg je als het ware naar het einddoel. Als je het goed doet.

Flexibele teams

De agile werkmethode sluit aan bij de vernieuwende manier van werken die sommige reclame- en communicatiebureaus hanteren. Mijn eigen bureau is er daar een van. Zodra we de bedoeling van een opdracht hebben doorgrond, formeren we flexibele teams met tal van specialismen, waarvan we weten dat die de beste antwoorden op de vragen van onze klanten geven. Fysieke grenzen tellen niet meer. Dankzij communicatietechnologie kan je razendsnel schakelen. Teamleden kunnen rustig een half jaar op werkvakantie zijn in Nieuw-Zeeland. Zolang ze maar internet hebben en real time kunnen communiceren.

Toch zijn er ook valkuilen. Agile lijkt momenteel een toverwoord, de remedie voor alles. Maar dat is het niet. Wanneer je je sterk focust op een enkel aspect, loop je het risico het grote plaatje uit het oog te verliezen. Vraag jezelf daarom eerst af wat je mee de agile samenwerking wilt bereiken. Wat verwacht je van die samenwerking? Wil je meer omzet bereiken? Wil je van je klanten happy fans maken? Of kosten besparen? En wie heb je daarbij nodig? Welke expertises zijn er intern voorhanden en welke haal je van buitenaf? Vrijwel geen enkele organisatie heeft al het benodigde talent op de loonlijst staan. Via een agile samenwerking kun je nu eenvoudig kennis naar binnen halen om doelen te bereiken, je eigen organisatie beter te maken, je te laten inspireren en jezelf uit te dagen.

Kwaliteit is saai

Uit IT-hoek, waar agile inmiddels een way of life is, klinken nu al geluiden dat kwaliteit een minder prominente rol inneemt dan ooit tevoren. Kwaliteit is ‘saai’ en ‘traditioneel’. Maar wie kwaliteit niet als uitgangspunt neemt in de samenwerking, slaat de plank mis. Het is fantastisch om met een groep specialisten scrumsgewijs de communicatie van de klantenservice te verbeteren en te effectueren, maar als je de klant geen kwalitatief hoogwaardige features te bieden hebt, verandert er niets. Houd altijd het einddoel voor ogen. Zorg ervoor dat de tussensprints geen doel op zichzelf worden. De agile werkmethode is slechts een middel om het einddoel te realiseren.

Ik geloof heilig in kleinschalige en flexibele teams. De context waarin ze opereren is cruciaal voor hun succes. Is de organisatie er klaar voor? Hebben de teams de juiste bezetting? Beschikken ze over het (externe) talent dat de opdracht omzet in resultaat?

Neem in de vakantie de tijd om er eens over na te denken. Als je over agile wilt sparren, ben ik bereikbaar. Ook op dagen dat de zon schijnt en het strand mijn domein is.

Ik wens iedereen heel veel vakantieplezier en een geoliede samenwerking!