Royal Dutch Jaarbeurs over de kracht van inclusief organiseren

Het gaat er niet alleen om wat je uitspreekt, maar vooral om wat mensen ervaren

Fleur van den Berg

Waar begon voor jou de urgentie om je in te zetten voor diversiteit en inclusie?
Dat begon eigenlijk heel natuurlijk. Bij Jaarbeurs startten we een aantal jaar geleden met een medewerkers Green Team. Omdat ik privé en professioneel al veel met duurzaamheid bezig was, voelde het logisch om me daarbij aan te sluiten. Binnen dat team kwamen verschillende thema’s samen, waaronder diversiteit en inclusie. Tegelijkertijd kreeg het onderwerp voor mij persoonlijk steeds meer betekenis. Mijn partner heeft een Molukse achtergrond en samen hebben wij twee kinderen die die afkomst ook delen. Daardoor kwamen thema’s als discriminatie, sociale veiligheid en het gevoel ergens echt bij te horen ineens heel dichtbij. Het werden onderwerpen waar we thuis regelmatig over spraken. Van daaruit ontstond voor mij een persoonlijke missie: iedereen moet zich veilig en geaccepteerd kunnen voelen, ongeacht waar je vandaan komt of wie je bent. Toen het Green Team later werd opgesplitst in verschillende impactteams, kreeg diversiteit en inclusie een eigen plek. Binnen Jaarbeurs kreeg ik de kans om daar samen met collega’s echt werk van te maken. Uiteindelijk heb ik de rol van voorzitter op me genomen.

Hoe verbind je duurzaamheid met inclusie op de eventvloer?
Voor mij zijn duurzaamheid en diversiteit en inclusie onlosmakelijk met elkaar verbonden. Duurzaamheid gaat niet alleen over afvalstromen, energieverbruik of duurzame catering. Het gaat ook over de sociale impact van een evenement. Als ik klanten adviseer, kijk ik daarom niet alleen naar operationele keuzes, maar ook naar de vraag hoe inclusief en toegankelijk een event daadwerkelijk is. Denk aan inclusieve communicatie, diversiteit in het programma, toegankelijke ruimtes, welzijn van deelnemers en een omgeving waarin iedereen zich welkom en veilig voelt. Juist die sociale kant maakt een evenement toekomstbestendig en verantwoord.

Fleur van den Berg

Veel organisaties hebben goede intenties. Wanneer ontstaat er volgens jou echte impact?
Wanneer inclusie geen los initiatief of mooie ambitie blijft, maar onderdeel wordt van de dagelijkse cultuur en besluitvorming. Het gaat er niet alleen om wat je uitspreekt, maar vooral om wat mensen ervaren. Voelen medewerkers zich veilig om zichzelf te zijn? Worden verschillende perspectieven echt meegenomen? Komt inclusie terug in keuzes, communicatie en leiderschap? Als dat gebeurt, maak je als organisatie verschil. Dan is het geen project meer, maar een manier van werken.

Welke keuzes kan een eventorganisator concreet maken?
Dat begint bij toegankelijke locaties en duidelijke communicatie, maar het zit ook in de samenstelling van het programma. Zijn verschillende achtergronden en perspectieven vertegenwoordigd? Is er aandacht voor sociale veiligheid op de eventvloer? Voelt iedereen zich welkom, aangesproken en gerespecteerd? Soms gaat het om heel praktische keuzes: is er een stilteruimte waar mensen kunnen ontprikkelen? Is het evenement voor iedereen toegankelijk? Een stilteruimte tijdens een druk congres lijkt misschien klein, maar voor mensen die snel overprikkeld raken, neurodivergent zijn of gewoon even rust nodig hebben, kan het een enorm verschil maken. Daardoor kunnen zij daarna weer volwaardig deelnemen. Inclusie hoeft dus niet altijd groot of ingewikkeld te zijn. Het begint met bewuste keuzes.•
 

Duurzaamheid, diversiteit en inclusie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden

Roland Schaap

Hoe voorkom je dat diversiteit en inclusie losstaande thema’s blijven?
Door steeds te kijken naar de impact in de praktijk. Welke rol speelt diversiteit en inclusie bij werving en selectie? Wat betekent het voor HR, maar ook voor hospitality of andere afdelingen? Je moet inventariseren welke teams en partijen betrokken zijn en hoe beleid uitwerkt voor individuele collega’s en teams. Daarna ga je samen verkennen wat de juiste implementatie is. Dat doen we bijvoorbeeld in werkgroepen. Zo blijft het niet hangen in abstract beleid, maar vertaal je het naar situaties waar collega’s dagelijks mee te maken hebben.

Je stuurt de impactteams aan. Wat maakt die teams effectief?
Mijn rol is vooral faciliterend en ondersteunend. Elk van de vier impactteams heeft een voorzitter en vicevoorzitter. Zij zijn verantwoordelijk voor hun jaarplanning, agenda en initiatieven. Ik zorg ervoor dat ze krijgen wat ze nodig hebben om hun ideeën te realiseren, zonder hun creativiteit of eigenaarschap in de weg te zitten. Die vrijheid werkt goed. In combinatie met korte lijnen kunnen teams snel schakelen. Ze weten dat ze ruimte krijgen om te experimenteren. Dat maakt de aanpak effectief: collega’s voelen eigenaarschap en kunnen vanuit hun eigen motivatie bijdragen.

Waar versterken duurzaamheid, diversiteit en inclusie elkaar?
Wij zien diversiteit en inclusie als integraal onderdeel van duurzaamheid. Je kunt niet bouwen aan de toekomst als je niet investeert in het welzijn van je eigen mensen. Voor ons gaat het om duurzaam werkgeverschap: een organisatie die over tientallen jaren nog bestaat, heeft gezonde, betrokken medewerkers nodig die zich welkom en gewaardeerd voelen. Dat betekent ook dat Jaarbeurs een plek moet zijn voor iedereen, ongeacht religie, geaardheid, afkomst of afstand tot de arbeidsmarkt. Inclusieve teams presteren beter en dragen bij aan een stabiele, toekomstbestendige organisatie. Die thema’s versterken elkaar dus direct.

Roland Schaap

Wat vraagt inclusie van leiderschap?
Inclusie vraagt veel van leiderschap, zeker als je gewend bent op een bepaalde manier te werken. Het vraagt om een open blik naar je team en om de bereidheid het gesprek aan te gaan. Je moet bijvoorbeeld kijken naar welke vaardigheden je team nodig heeft en hoe mensen elkaar kunnen aanvullen. De vraag is niet alleen: wie neem ik het liefst aan? Maar ook: wie maakt dit team completer, en voelt iedereen zich veilig genoeg om te kunnen zijn wie ze zijn. Alleen zo bouw je diverse teams die elkaar versterken. Om leidinggevenden daarin te ondersteunen, organiseren we trainingen, bijvoorbeeld over affinity bias en het voeren van het goede gesprek. Zo helpen we collega’s om die open blik te ontwikkelen en vast te houden.

Hoe merk je of een organisatie inclusiever wordt?
Meten is lastig, want je kunt en wilt niet zomaar data verzamelen. Het gaat hier om persoonlijke gegevens van mensen, daar moet een duidelijke grondslag onder liggen. Je kunt de data wel verzamelen, maar waar gebruik je het voor? Daarom kijken we vooral naar signalen uit de organisatie. Welke verhalen horen we in teamgesprekken? Wat zegt het medewerkerstevredenheidsonderzoek? Hoeveel collega’s nemen deel aan trainingen en diversiteitsinitiatieven? Wat zien we terug op intranet? Ook belangrijk is wat er na een paar maanden blijft hangen van trainingen. Uiteindelijk wil je weten of mensen zich echt gezien en gehoord voelen. Als Jaarbeurs, met 2,3 miljoen bezoekers per jaar, hebben we bovendien een verantwoordelijkheid als plek voor live ontmoetingen. Onze gebouwen, faciliteiten, dienstverlening en de beleving op de beursvloer moeten voor iedereen toegankelijk zijn. Het gaat om de ‘Return on Inclusion’: de waarde die je creëert door niemand uit te sluiten, maatschappelijk én financieel.•

Fotografie: Zuiver Beeld

Eerdere edities van Nima Marketing Day waren snel uitverkocht, dus claim vandaag nog één van de allerlaatste tickets.