[column] Hoe krijg je succesvol een zakelijke afspraak? 5 tips

Het boeken van afspraken kan simpel zijn: Bel potentiële klanten vanaf een lijst, vind een datum/tijd voor een afspraak en zet het in je agenda. Maar als je na een uur rondbellen nog steeds niemand heeft toegezegd, dan weet je dat de werkelijkheid anders is. Laten we eerlijk zijn, het boeken van afspraken is een repetitieve klus. Het lastigste is om gemotiveerd te blijven. Daarom profiteert het hele verkoopteam ervan als je actief werkt aan strategieën om het boeken van afspraken zo efficiënt mogelijk te maken. Ontwikkel je strategie voor het boeken van afspraken met slimme voorbereidingen in jullie CRM-systeem .

Vind nieuwe klanten direct in CRM

Wie koopt je producten en diensten? Als je het antwoord hebt, is het genereren van lijsten met potentiële klanten eenvoudig. Je hoeft alleen maar een aantal criteria in te stellen in je CRM-systeem. Met een simpele zoekopdracht kun je je criteria matchen met actuele bedrijfsgegevens om niet alleen het juiste bedrijf, maar ook de juiste persoon te vinden.

Efficiënt afspraken boeken is gebaseerd op het altijd bij de hand hebben van een lijst met contacten om te bellen. Deze lijst kan worden gespecificeerd op basis van een bepaald geografisch gebied, branches, titels of andere bedrijf kritische criteria die overeenkomen met jouw ideale klant. Het belangrijkste is dat het verkoopteam systematisch alle prospects verwerkt, om zoveel mogelijk potentiële klanten te bereiken.

Waarom is het effectiever om de lijst te segmenteren op basis van verschillende criteria? Omdat elke afspraakboeker of verkoper zich dan kan voorbereiden op de uitdagingen en situaties die kenmerkend zijn voor de specifieke klantengroep. Laten we uitleggen hoe dit werkt.

Gekwalificeerde afspraakboeking die voldoet aan de behoeften van de klant

Leef je in de situatie van de klant in: Je wordt gebeld door een verkoper die een afspraak wil boeken. Wat bepaalt of je ja zegt? Het hangt natuurlijk af van of je denkt dat een afspraak een uitdaging of probleem kan oplossen. Daarom is een behoefteanalyse extra belangrijk voor afspraakboekers die veel cold call-gesprekken voeren.

Wanneer je met gesegmenteerde lijsten werkt, wordt het eenvoudiger om een juiste behoefteanalyse te doen. Dit doe je door alle ontvangers op de lijst in te delen in groepen. Een voorbeeld zou kunnen zijn dat je een lijst gaat afbellen met:

•          Bedrijfsleiders

•          Particuliere bedrijven

•          Bedrijven die een omzet hebben tussen de 50 en 100 miljoen per jaar

•          In Utrecht gevestigde bedrijven

•          Bedrijven in de energiesector

Zie de eerste gesprekken als een mogelijkheid om vragen te stellen voor je behoefteanalyse. Hoe beter je de klant begrijpt, hoe makkelijker het is om een aanbod te presenteren dat van waarde is voor de klant. En dan komen we direct bij de volgende stap in het proces: een script maken met een zorgvuldige  verkooppitch.

Daarom heeft de afspraakboeker een script nodig voor cold calls

Maak een script voor je verkoopgesprek. Bereid je voor op de mogelijke bezwaren van de klant en schrijf je tegenargumenten op. Een verkoopscript gebruiken betekent niet dat je aan de telefoon gaat voorlezen. Nee, het belangrijkste is het mentale proces waar jij als afspraakboeker doorheen gaat. Mentaal voorbereid zijn op vragen en bezwaren is een effectieve manier om de klant tegemoet te komen en de juiste antwoorden te geven.

Je verkoopscript zorgt voor richtlijnen voor waar je het gesprek naartoe wilt leiden. Want één ding is zeker: Je moet de klant helpen zijn behoeften te identificeren en een aantrekkelijke oplossing ervoor presenteren. Het doel van je verkoopscript is om aan de behoeften van de klant te voldoen en je verkooppitch te oefenen, zodat je deze van buiten kent . Alleen dan straal je vertrouwen uit, wat een kritische factor is voor succesvolle verkoop. Oefen je script, het liefst met een collega of salescoach die tegenvragen kunnen stellen. Stop af en toe tussen je cold calls door en evalueer je verkoopscript: Wat werkt en wat kun je verbeteren?

Pak de telefoon en boek de volgende afspraak

Je hebt een lijst met actuele bedrijfsgegevens opgesteld, je behoefteanalyse uitgevoerd en een verkoopscript gemaakt. Nu hoef je alleen nog maar de telefoon te pakken om een afspraak te maken. Dit klinkt simpel, maar je maximaliseert je resultaten met drie simpele trucs:

1. Bepaal hoeveel gesprekken je wilt voeren of hoeveel afspraken je wilt boeken. Door duidelijke doelen te stellen weet je zeker dat je sales pipeline altijd wordt aangevuld met een gestage stroom van gekwalificeerde leads.
2. Zet je beste glimlach op. Als je glimlacht komt endorfine vrij, waardoor je rustig wordt. Het is dan makkelijker om tijdens het gesprek een toon aan te houden die zowel positiviteit als geloofwaardigheid uitstraalt.
3. Zoek in elk gesprek naar de klantwaarde. Het is jouw taak om zoveel mogelijk afspraken te plannen. Tegelijkertijd weten we allebei dat niet alle prospects ja zullen zeggen. Om de motivatie op peil te houden kan het helpen te zien welke waarde je toch nog voor de klant kunt creëren, zelfs als het gaat om gesprekken met een negatief resultaat.

Evaluatie is een belangrijk onderdeel van gekwalificeerde afspraakboeking

Gewoon doen is een goed motto als het gaat om afspraakboeking, maar op de lange termijn loont het zich om je verkooptechniek en wat daadwerkelijk resultaten oplevert te evalueren. Niet alleen het aantal geboekte afspraken is belangrijk, ook de kwaliteit van de geboekte afspraak. Het boeken van twintig afspraken die niet tot een zakelijke kans leiden is aanzienlijk slechter dan vijf afspraken die allemaal het verkoopproces een stap vooruit brengen.

Wat is jouw hitrate voor afspraakboeking?

Als je je volgens alle stappen hebt voorbereid, kun je trots zijn op jezelf. Je hebt nu de best mogelijke voorwaarden gecreëerd om je hitrate van het aantal geboekte afspraken te verhogen. Wil je weten wat jouw hitrate is? Dit bereken je als volgt:

• Het aantal gevoerde gesprekken / aantal geboekte afspraken = hitrate voor geboekte afspraken
• Als je 100 gesprekken voert en 10 afspraken inplant, heb je een hitrate van 10 procent. Is dat goed of slecht? Vergelijk jezelf met je team en streef ernaar om je hitrate te verhogen. Maar de afspraken moeten ook doorgaan om de zaken vooruit te helpen, wat ons bij de volgende vraag brengt.

Hoeveel van je geboekte afspraken gaan door?

Het maken van een afspraak is geen al te grote opoffering voor de klant. Daarom bestaat het risico dat de afspraak wordt verplaatst of in het ergste geval wordt afgezegd. Een belangrijke KPI voor de afspraakboeker is daarom het aantal afgeronde afspraken. Als een afspraak niet doorgaat hoeft dat niet te betekenen dat jij als afspraakboeker geen goed werk hebt geleverd. Het is ook belangrijk om naar het hele proces te kijken:

• Krijgt de klant een duidelijke bevestiging van de geboekte afspraken?
• Versturen jullie een herinnering voordat de afspraak plaatsvindt?
• Is de agenda en het doel van de afspraak duidelijk voor de klant?

Als het antwoord op deze drie vragen ja is, heb je in ieder geval goede mogelijkheden om afspraken te boeken die een zakelijk voordeel opleveren.

Evalueer welke dag en tijd het beste is

Er wordt gezegd dat de beste dagen voor verkoopgesprekken dinsdag, woensdag en donderdag zijn, maar misschien geldt dat niet voor jouw branche. Zijn er bepaalde tijdstippen gedurende de dag die voor jou beter uitkomen? Durf je strategie voor afspraakboeking te evalueren en te verfijnen om maximale resultaten te behalen.

Gebruik CRM om de resultaten van je afspraakboeking op te volgen

Lime CRM maakt het gemakkelijk om je afspraakboekingsstrategie te evalueren en te verfijnen. Als salescoach kun je KPI’s instellen voor het team en op individueel niveau, waardoor het makkelijk is om elke afspraakboeker op de best mogelijke manier te ondersteunen.