Digitaal klantcontact: geen excuus voor 'vervelend'

Met de opkomst van kunstmatige intelligentie, chatbots en virtuele assistenten ligt vervlakking van webcare steeds verder op de loer. Het grootste risico is dat organisaties deze hulpmiddelen te vroeg en te ondoordacht inzetten. Nu wordt een chatbot nog vaak als filter voor veel gestelde vragen gebruikt, maar in enkele gevallen zien we ze zelfs al als vervanger van de webcare-medewerker.

Wat moeten medewerkers doen om deze eventuele concurrentie met chatbots in de toekomst aan te gaan? Een cruciale vraag, zeker nu online klantenservice geen USP, maar een regelrecht vereiste is. Om nog uit te blinken heb je persoonlijkheid nodig en moet je zorgen voor een unieke klantbeleving.

Voor De Stand van Webcare 2018 onderzochten we als Coosto, in opdracht van Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) en Upstream, in hoeverre Nederlandse webcare-teams daar in de praktijk aan voldoen.  

Geen excuus meer voor ‘helaas’ en ‘vervelend’

Het behandelen van een klacht is bij uitstek een moment waarop een webcare-medewerker een beroep zou moeten doen op zijn taalvaardigheid. Een klant komt al duidelijk ontevreden ‘binnen’, en wil serieus genomen worden. Het minste wat je dan kan doen is de klant het gevoel geven dat hij ertoe doet. Dat er maar één ding is dat op dat moment voor jou telt: die klacht oplossen. Een klant wil dan niet het zoveelste ‘Wat vervelend dat je…’ lezen, maar oprechte compassie. Dat betekent niet dat je moet gaan meehuilen, maar laat wel blijken dat je het echt rot vindt voor de klant en help hem zo snel mogelijk verder. Ons onderzoek laat zien dat Nederlandse webcare-teams over het algemeen nog niet vergevorderd zijn in die oprechte, persoonlijke excuses. Het grootste deel blijft de aan inflatie onderhevige term ‘vervelend’ gebruiken. Overigens blijken webcare-medewerkers wel behoefte te hebben aan een manier excuses aanbieden: 8,7% van alle webcare-berichten bevat een vorm van excuses.

T-Mobile geeft wat mij betreft het goede voorbeeld: bij haar webcare-afdeling zijn de woorden ‘vervelend’ en ‘helaas’ uit den boze. “Niet omdat ze per definitie fout zijn, maar wél omdat ze voor ons symbool staan voor een fabrieksmatige niet oprechte manier van reageren”, aldus Willem Evers, team manager Webcare. Eerder noemde Antina van der Veen, schrijfster van het boek Webcare in de praktijk ‘vervelend’ ook al een non-woord.]   

Tutoyeren volledig ingeburgerd

Het is een stuk persoonlijker gesteld met de aanspreekvorm die webcare-teams gebruiken. In ruim 99% van de berichten wordt de klant met ‘je’ of ‘jij’ aangesproken. Slechts 0,7% kiest voor ‘u’.

Praten doe je tegen personen

Als je als klant door een persoon geholpen wordt in een winkel, merk je dat natuurlijk meteen. Je wordt geholpen door een Jeroen, een Ahmed of een Thea. Maar online praat je als klant voor je gevoel vaak min of meer tegen een organisatie. De personen achter die organisatie zijn veel minder zichtbaar. Als je het toch zo persoonlijk mogelijk wilt maken, is het daarom verstandig om je bericht af te sluiten met een groet, met je naam of allebei. Zo krijgen klanten, ook op honderden kilometers afstand, toch een beetje het idee dat ze met een persoon in plaats van met een corporate organisatie te maken hebben. Dat voelt een stuk persoonlijker, vindt ook minstens 75% van de door ons onderzochte webcare-accounts. Zij sluiten allemaal regelmatig hun berichten af met een ^ gevolgd door initialen.

Het personaliseren van je webcare kan altijd een stapje verder. Zo heeft Coolblue aparte Facebook-pagina’s voor webcare-medewerkers, die vanuit hun eigen account reageren op vragen en klachten van klanten. Een uitstekend idee om de mensen die achter de knoppen zitten een gezicht te geven.

Emoji als compensatie voor gebrek aan non-verbale communicatie

In face-to-face-gesprekken bestaat een boodschap voor een belangrijk deel uit verbale communicatie, maar volgens veel theorieën is een nog groter deel non-verbaal. Het probleem met tekstueel digitaal klantcontact? Het non-verbale deel mist volledig. Het zorgvuldig kiezen van de juiste woorden is daarom nóg belangrijker, en zelfs als je dat tot in de puntjes beheerst kan je boodschap fout geïnterpreteerd worden. Om je digitaal toch zo nauwkeurig mogelijk uit te drukken, zijn emoji onmisbaar. Dat lijken veel webcare-teams ook begrepen te hebben. In ruim 5% van de onderzochte berichten zien we minstens een emoji terug. Op Facebook is het wat gebruikelijker dan op Twitter.

Nederlandse webcare-teams goed op weg

Als webcare-medewerker en -team moet je de komende jaren vol inzetten op klantbeleving. Dat is de enige manier waarop je je als organisatie op webcare-vlak nog kunt differentiëren van concurrenten (en wie weet van kunstmatige intelligentie, in de toekomst). Een persoonlijke klantbenadering is daarbij de absolute basis. Nederlandse webcare-teams zijn daarin aardig op weg. Tutoyeren, het gebruik van emoji en een persoonlijke afsluiting is gemeengoed geworden, maar de originaliteit van berichten (met name de verontschuldigingen) laat soms nog te wensen over. Taalvaardigheid kan daarbij helpen oprechte compassie te tonen, waardoor de klant weer echt het gevoel krijgt dat zijn klacht serieus genomen wordt.

Lees alles over De Stand van Webcare 2018 in het volledige onderzoeksrapport.

In het door Coosto uitgevoerde onderzoek zijn de openbare social media-accounts van de top 100 van Nederlandse adverteerders (Nielsen, 2017), aangevuld met de lijst respondenten van De Stand van Webcare 2018. In totaal zijn 1.648.243 berichten van 214 Facebook-accounts en 241 Twitter-accounts geanalyseerd.